上班前的15分钟，决定了你一天的工作效率

作 者：彭小六 来 源：简书发表日期：2016-10-14

　　如何开启一天高效率的工作?每天从头忙到下班，好像什么都没干?忙死了，但是一点成就感都没有?

　　其实这些问题都很容易解决，你只要学会利用开始工作前的15分钟就行了。

　　15分钟能做什么?

　　大概的流程见下图，如果没有时间，直接看粗体字就行：

　　

 

　　1.设置好工作区

　　开始一天工作前的第一步，就是讲环境干扰因素控制到最低。所以我们需要对自己工位的可视范围内的东西进行整理。

　　(1)清理电脑桌面

　　还在为满屏幕的文件不知道怎么分类放置烦恼么?

　　使用fences这个软件可以在桌面创建分区，特别适合桌面文件很多的人。

　　小六的电脑桌面只简单的划分了三个区域：

　　重要不紧急区域

　　放重要项目和任务相关的文件

　　日常工作区域

　　日常办公进行需要访问的文件夹快捷方式，将工作内容每日备份

　　临时区

　　放临时产生的文件，便于每日清理

　　

 

　　创建桌面分区

　　

 

　　整理快捷方式

　　(2)清理办公桌面

　　小六工作的头几年，桌面是这样的：

　　

 

　　现在的工作区是这样的：

　　

 

　　你会发现，原来的桌面的各种小物件全部不见了。

　　A4纸是二次利用的，这样可以随时写下一些想法和代办事项。

　　(3)水杯倒满

　　清洁水杯，泡上一杯咖啡或者茶，这样在开始进入工作状态的时候，就不会因为口渴而中断工作，起身再去做这些事情了。

　　(4)手机静音

　　将手机调成静音，这样在开放式的办公区域，就不会打扰到其他同事。

　　不给别人制造麻烦，就是修养，不是么?

　　(5)查看邮件(不回复)

　　查看邮件，知道有哪些需要回复，哪些需要处理，哪些只是知悉就够了。

　　所以为什么要提倡大家写一个高效的邮件标题，因为有时候你只需要看标题，就知道事情的内容和轻重缓急了。

　　2.查看待办清单(1)建立

　　GTD(Get Things Done)的第一步，就是收集自己所有的代办事项。

　　

 

　　每日清单管理

　　(2)实时更新

　　当有新的事务产生的时候，你可以通过PC端或者PC段的任务清单软件实时添加。

　　它的一个处理流程你就要熟练于心：

　　

 

　　时间管理GTD.png

　　(3)上班前查看

　　上班前的15分钟，小六会选择查看计划内的今日代办事项。

　　然后再将待办清单全部浏览一遍，挑选一些任务设定为今日完成。

　　(4)设定最后期限和任务的7天响应周期

　　代办事项中特别需要注意的是，快要到最后期限的任务。

　　另外，如果别人拜托你一件事情，但是没有告诉你截止时间，你可以设置7天后为截止时间，这样做的原因是，一是对方可能不知道这件事情你能做多久，二是，你自己也不太清楚这个事项的具体内容。所以设定7天为期限，7天内给对方答复，如果确定了内容，可以重新创建任务。

　　3.确定当天最重要的三件事

　　每日清单确定之后，是不是就可以开始干活了呢?

　　根据80/20法则，往往最重要的20%的工作决定了你80%的工作成效。

　　所以我们要学会认清楚哪些是对我这个岗位最重要的20%。

　　《吃掉那只青蛙》这本书中说，如果每天一开始，你能吃掉一直青蛙，这一天里面就没有什么能难倒你的事情了。

　　“青蛙”就是最重要的事情。每天挑选最重要的三件事情，然后专注去完成他们。即使你只做完第一个，后面没有完成，也是很有成就感的一件事情，因为最能体现你的工作绩效的事情，你完成了。

　　

 

　　标记今天的重要事项

　　4.用番茄钟估算时间

　　如果你不会估算自己的工作，你会发现经常一天下来排了很多任务，但是每次都做不完。

　　原本以为几分钟就可以搞定的，结果花了1个小时。

　　所以提高自己的工作效率，就是并不是说提高速度，而是让自己越来越精确的判断一件事情自己要花费的时间。

　　做自己职业的精算师。通过番茄估算，如果你发现工作8小时里面，你的番茄钟数量超过10个，说明工作量可能偏大了。需要加班或者将一些不重要的任务从今日代办中移除出去。

　　所以，使用番茄钟来进行估算时间，番茄钟的好处是，25分钟为一个单位。执行起来也很方便，你只需要使用番茄钟APP来进行记录就行了。

　　而且番茄钟的核心功能是，保持专注，让你保护自己的整块时间，减少碎片时间的出现。

　　

 

　　使用番茄估算法

　　5.完成自己的需求再帮助别人

　　好啦，15分钟时间你会发现你做了上面这么多事情。

　　最重要的是，这个15分钟的整理让你对今天的工作有了大概的认识，你是会忙成狗还是闲的蛋疼，基本上在这15分钟里面就已经确定了。

　　但是你也许会发现就算开启番茄钟，被打断总是难免的。那怎么办呢?

　　小六个人的建议是，除非是你的领导来打断你，其他同事的打断，你都可以使用下面这个句型来回应：

　　“我等下找你吧，我正在··· ···”

　　完成自己的需求再去帮助别人，因为你的效率体现在你的产出上，而不是别人给你发的好人卡。

　　当然，我的老板很开明，他一般找我都会先说“6，忙完手上的活，过来一下”，你看，一句话就能看出是高段位的职场人士。

　　最后

　　这15分钟是在如果在上班前完成，意味着你每天都比身边的同事早一步进入工作状态。

　　所以，要不要试试比平时提早15分钟到公司呢?