活动播报-网上人大第三届职业发展大赛

职位分析说明书

网名：烟花过后服务中心：河北省唐山电大专业批次：201109公共事业管理

职位名称	办公室主任	所属行业	医疗服务
工作日程	8点－12点	注：因办公室临时性工作较多，无法逐一列出，以下为每天固定不变的工作。每天早晨提前半小时到办公室，带领工作人员打扫院长办公室、会议室、会客厅卫生。然后梳理昨天因特殊原因未完成的工作和今天的重点工作，以便合理安排和分工。提醒院长暂未完成的事宜，按时参加各种会议。 8:00行政交班会准时开始，主持会议并记录，各行政科室轮流汇报工作，发现问题会后督促落实。会议大概持续40分钟。会议结束后安排负责文件的人员收发政府网文件，仔细阅读分类后签发至各主管院长及相关科室，全程监督文件的承办落实。向院长汇报今天的工作安排，询问是否有临时检查、会议等活动，进行工作部署。如遇政府或上级主管部门召开会议，负责文字材料的编写并陪同领导参会。如遇检查则全程陪同并介绍工作情况，结束后安排检查人员休息、就餐。安排负责宣传的人员对宣传板、电子屏等设施内容及时更新，发布当天重要通知及重点工作安排。写工作日志、计划及上报的材料（每天都要完成）
	12点－18点	12点下班午餐后休息至14点。上班后先进行上午未完成的工作，上午工作全部完成后如无特殊情况就阅读当天的各种报纸（各种党报、人民日报、健康报、工人报、经济日报、唐山劳动日报等）。阅读完报纸坚持写一篇读书笔记。上网收转电子邮件，协调医教科、护理部等科室处理相关工作。每周二下午15点全院行政查房，对存在问题记录并督促落实。每周五下午15点全院中层干部例会，负责会场布置、会议通知、会议记录等工作。
	18点－24点	私人时间（如遇加班、应酬等特殊情况，时间另行安排。）
职位要求	办公室处于承上启下的地位，是联结领导和基层的桥梁，协调各有关部门关系的纽带，保持医院工作正常运转的中枢，在日常工作中具有十分重要的作用。办公室主任岗位职责实践表明，上级的各项决策能否在基层不折不扣地得到贯彻落实，后勤工作是否保障有力，职工文化生活开展的是否有声有色，很大程度上取决于有没有一个合格、称职的办公室主任，更进一步就是办公室主任岗位职责的履行程度。　一、办公室主任的基本职能概括的讲，办公室主任的主要职能就是服务，为领导的科学决策和决策的正确执行服务。其基本职能有四项，即参谋职能、承办职能、管理职能和协调职能。 1．参谋职能。办公室主任的参谋职能大多的围绕领导决策进行的。主要表现在：第一，在决策形成过程中，在帮助领导全面了解基层情况、确定工作方向和重点、范围及程度上发挥参谋作用。第二，在决策实施过程中，在帮助领导及时了解工作进展情况、审时度势、强化控制上发挥参谋作用。第三，在决策实施过程结束后，在帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋作用。 2．承办职能。办公室主任的承办职能大致来自三个方面。一是来自上级部门的。主要是指上级领导部门交付的事项，如工作调研、信息反馈、工作总结等，需要认真对待，按期完成。二是来自站领导的。对于站班子的决策，办公室主任要带领工作人员不折不扣地去落实，负有领导、组织、指挥和管理的责任是第一责任人。三是来自站内各科室和班组的。站内职工需办理有关事项或对站内的意见建议，按程序应先和办公室取得联系，这就需要办公室主任根据实际情况去处理。总之，办公室主任对所负责的事项要高度负责。一丝不苟，一办到底，落到实处。 3．管理职能。管理职能主要是针对办公室内部而言，集中体现在以下三个方面。一是文书管理。尽管站内文件并不太多，但围绕着公文的处理与保管而需要进行的撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等环节是必不可少的。办公室主任负责对文书工作统一领导，统一组织安排，负责督促、检查，把好质量关，防止滥抄乱送和形式主义。二是事务管理。办公室作为站内事务性办事机构，办公室主任作为这个机构的负责人，应该说是事无巨细，都要认真操办。如会议安排、领导用车、对处接待、办公用具以及为站内职工提供生活服务的有关事项。使办公室真正成不站内工作的枢纽。 4．协调职能。办公室主任履行协调职能，主要是抓好纵向协调、横向协调和内部协调。所谓纵向协调，即指致辞力于上下级之间关系流融洽，上令下行，下情上晓，上下紧密配合、步调一致辞的协调工作。所谓横向协调，即指票证、监控、财务等各科室融洽和谐的协调工作。二、办公室主任应具备的素质与修养办公室主任要素质高、修养好。素质包括政治素质、品德素质、心理素质、知识素质四个方面。政治素质是办公室主任的首要素质。就是政治上绝对可靠，具有坚定的共产主义理想信念，是“科学发展观”重要思想的忠实实践者。品德素质是除了政治素质以外最基本、最重要的素质之一。要求做到光明磊落，忠诚老实；服从组织，顾全大局；关心他人，助人为乐；公道正派，谦虚谨慎；严于律已，廉洁奉公。心理素质主要包括稳定的情绪、良好的性格、广泛的兴趣和坚强的意志。要求做到：急而不躁，怒而不形，喜而不亢；随和而不盲从，自信而不固执，忍让而不献媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，谨慎而不圆滑。同时，还要从本职工作出发，不以个人爱好为取舍，培养广泛的兴趣，培养兴趣的多样性，以适应工作需要。此外，在工作中不仅要有雷厉风行的作风，还要有善始善终的毅力；不仅在取得成绩的时候保持清醒的头脑，也能为顾全大局而忍辱负重。知识素质主要包括三方面。一是深厚的理论功底。要求熟知马列主义、毛泽东思想和邓小平理论的基本理论和基本知识，掌握其思想体系，特别是“三个代表”重要思想和“科学发展观”的基本内涵。二是专业知识。不仅要具有办公室工作的基本知识还要熟知医院相关的各项法律法规等专业知识，努力成为一个“多面手”。三是宽广的基础知识，如历史知识、社会科学知识等辅助知识，力争使自己成为一个知识渊博的人。办公室主任除了需要具备以上四种素质和不断加强自身修养外，在工作中还要树立敬业意识、公朴意识、奉献意识三种意识。所谓敬业意识，也就是人们平常所说的干一行、爱一行、专一行，这是做好工作的前提。办公室主任是个很重要的岗位。能够为领导和同志们服务，是一件很光荣的事。对于这样一项重要而又有意义的工作，不能妄自菲薄，不能见异思迁，而要怀着强烈的事业心和高度的责任感，全身心投入进去，努力把工作干好。通过钻研学习掌握各种知识，不断提高思想政治工作水平和专业水平，增强使命感和工作能力。公仆意识，也可以说是服务意识，就是要当上级领导的公仆，当好广大职工的公仆，当好司乘人员的公仆，全心全意地为他们服务。当好“公仆”要做到“三心”、“四勤”。“三心”是热心、诚心、耐心，“四勤”是脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。实实在在地说，当好一名办公室主任是不容易的。上呈下达、联络协调、调查研究、撰写文稿、谋划工作、制订计划、总结经验、请示汇报，后勤服务，工作繁杂，平凡而枯燥。所以必须树立无私奉献的意识，不计名利，不讲报酬，任劳任怨，甘于奉献。做一名合格的办公室主任面对秘书事务杂、任务重的工作性质，不怕吃苦，勇挑重担，积极适应各种艰苦环境，在繁重的工作中磨练意志，增长才干。加强学习，勇于实践，博览群书，不断积累，在向书本学习的同时注意收集各类信息，广泛汲取各种“营养”；同时，讲究学习方法，端正学习态度，提高学习效率，防止和克服浅尝辄止、一知半解的倾向。努力培养自己具有扎实的理论功底、辨正的思维方法、正确的思想观点、踏实的工作作风、周密的组织能力、机智的分析能力、果敢的处事能力、广泛的社交能力、从而逐步达到“张口能讲，提笔能写，下手能干”的境界。要打破长期形成的心理定势和思维定势，勇于发现和纠正自己工作中的缺点、错误，不断调整自己的思维方式和工作方法。
薪资待遇及从业情况	薪资待遇： 1. 底薪+绩效工资每月约4000元,缴纳各项保险（五险一金）、有院龄工资、津补贴、交通补助、全勤奖及其它； 2.每年组织外出学习（医院全额提供吃、住费用）； 3.生日发放礼物、大型节日发放节日礼品； 4.提供舒适的办公环境、学习平台及发展空间； 5.薪资待遇：、免费提供三餐和住宿、从业情况：办公室工作繁杂而重要，成为办公室主任必须具有优秀的决策能力、应变能力、分析判断能力、沟通能力、团队领导能力及解决突发事件的能力，全面保障医院行政办公、后勤保障等日常工作的正常运营；有较强的管理、协调能力及工作责任心，具有优秀的执行能力及良好的职业形象和素质。熟练使用办公软，有较强的文字功底，优秀的外联和公关能力。办公室主任由于积累了丰富的工作经验，表现优秀者可提名为副院长人选。
培训要求	专业培训课程：主要是公文写作基本规则、常用公文起草要领、办公室建设与管理三方面的培训。在公文写作基本规则中要明确公文写作的特点是规范性强。目的是为处理公务服务，排斥个性化写作。内容要真实地反映事实，排斥文学手法。格式具有规范体式，符合公文格式标准。表达上采用应用文体，恰当运用公文术语。在领导规定的时间内完成任务。常用公文起草包括请示、报告、通知的起草，怎样编写计划、怎样起草总结、编写会议纪要的要领和领导讲话稿及请示的起草。为了写出好文章要特别注重理论学习和政策学习。既要博览群书，又要针对工作需要，突出学习重点，不断开拓视野，作到厚积薄发、运用自如。注重广泛涉猎各种知识。注重积累工作阅历。加强办公室建设与管理包括办公室人员岗位认知与基本职责、加强办公室建设、办公室办会工作基本规范和加强办公室的日常管理。培训书籍：《怎样当好办公室主任》，此书是一本管理者岗位培训系列丛书。解读主任的角色要求，把握主任的工作定位，履行主任的基本职责，培养主任的工作作风，设计主任的公众形象。自我培训途径：到其它医院参观，参加各种培训班、提高班，平时多看报纸、新闻。