1 ．客户询盘：

一般在客户下订 Purchase Order 之前，都会有相关的 Order Inquiry 给业务部，做一些细节上的了解。

2 ．报价：

业务部及时回复客人查询，确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、港口（空运机场）及柜型等，等和客户确定业务时， Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 给客户做正式报价。

3 ．得到订单：

经过洽谈，收到客户正式的订单 Purchase Order or sales contract 。

4 ．下生产单：

得到客人的订单确认后，给工厂下订单 ( 工厂自己安排生产计划 ) ，安排生产计划。

5 ．业务审批：

业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成工作任务单，交给部门跟单员跟进。

6 ．下达生产通知：

业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知 , 通知工厂按时生产：

6.1 ：如果是 L/C 付款的客户，通常是在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收到，收到 L/C 后需业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人修改 L/C 。

6.2 ：如果是 T/T 付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3 ：如果是远期 L/C, D/A 等条款收汇方式的客户 ( 不推荐运用这种方式 ) ，需经总经理确认批准。

7 ．验货：

7.1 ：在交货期前一周，要通知公司验货员验货 ( 部门跟单员跟进 ) 。

7.2 ：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知外贸部。

7.3 ：如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8 ．备制基本文件单证 :

在收到客户正式的订单时，应制作出口合同 , 出口商业发票 , 装箱单，出口货物托运单 , 核销单 , 报关单 , 报关委托书 , 报验委托书 ( 工厂的外贸人员还需要准备 : 商检换证凭单 , 纸箱检验单 ) 等文件 . （应由单证员制作，交给业务跟单员跟进）。

9 ．商检：

　如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票 , 装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单 / 条。

10 ．租船订仓：

10.1 ．如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA 条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期 7 天之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船 5 天前可拿到进仓单。

10.2 ．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，到港时间准时 , 船期时间合适的船公司，并告诉业务员通知客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前一周书面定仓，程序同上。

10.3 ．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

10.4 ．向运输公司定仓时，一定要传真书面出口货物托运单，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错 .

11 ．安排拖柜：

( 千万记住装柜前要检查集装箱柜里是否有破旧 , 破损 , 破裂的地方 )

11.1 ．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可

靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书 / 装柜图纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司监装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份装柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 .

11.2 ．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3 ．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住封紧锁上 .

12 ．委托报关：

在拖柜前要将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话地址等。

13 ．获得运输文件：

13.1 ．最迟在开船后两天内，要将提单补充内容 ( 如果需要修改的话 ) 传真给船运公司或货运代理。提　单补充内容要按照 L/C 或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

13.2 ．督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

13.3 ．及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。 13.4. 如　　果客户是做 FOB 条款的 , 应该及时通知客户保险 , 并将提单副本传真给他 .

14 ．准备其他文件

14.1 ．商业发票： L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与 L/C 上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。 L/C 上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前 20 天办理。

14.2 ． FORM A 原产地证书： FORM A 原产地证要在发货之前到当地商品检验局申办。需注意的是运输日期要在 L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物， FORM A 证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

14.3 ．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前 20 天办理。

14.4 ．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时 L/C 要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

14.5 ．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要与提单相符。

15 ． 交单：

15.1 ．采用 L/C 收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

15.2 ．采用 30% deposit,T/T 收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付 70% 余款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

15.3 ．如果 100%T/T 收汇的，要求收全款货款才能做货的，要等收款后再安排生产。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16 ．业务登记：

每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

17 ．文件存档：

所有的外贸单证、 L/C 和议付文件必须留存一整套以备查用

18 ．单证员平时应注意收集海空运价 , 船期，航线，等信息，为业务员的报价提供帮助